Moja propozycja usprawnienia pracy w zespole dzięki Google Calendar.

Dzień dobry 🙂

Dzisiaj chciałbym przedstawić moje dzieło, ze stworzenia którego jestem najbardziej dumny w obecnej pracy. Mowa o moim pomyśle wykorzystania kalendarza Google do usprawnienia pracy w firmie.

Pracuję w kancelarii, jak wiadomo związane z tym jest zarządzanie kalendarzem i monitorowanie rozpraw sądowych. Wcześniej terminy rozpraw były wpisywane do zwykłego kalendarza, rodziło to wiele problemów, na przykład ktoś miał problem z rozczytaniem informacji dot. sprawy. Kalendarz miała pod ręką jedna osoba, ale często ktoś potrzebował przejrzeć rozprawy, przejmował go i było trzeba go potem szukać.

Dodatkowo w naszej firmie jedna osoba pracuje w Warszawie, więc codziennie musiała dzwonić i pytać jakie rozprawy ma wyznaczone. Niektórzy wiedzą jak działają polskie sądy i że czasem długo czeka się na wyznaczenie rozprawy, a termin wyznaczonej rozprawy może być za np. 10 miesięcy, dlatego dużym problemem było zapisanie rozprawy wyznaczonej na następny rok, wtedy gdy nie są jeszcze sprzedawane kalendarze na przyszły rok.

Pewnego dnia pomyślałem o tych trudnościach i wpadłem na pomysł czemu by nie wprowadzić kalendarza elektronicznego, umożliwiło by to dodawanie rozpraw długoterminowo oraz znacząco poprawiło by dostępność kalendarza. W pewien weekend przysiadłem nad projektem i przetestowałem jak by to działało w przypadku współpracy kilku osób ( bo w mojej firmie pracuje kilka osób, które mają wyznaczane swoje rozprawy). Okazało się, że Kalendarz Google idealnie nadaje się do wdrożenia mojego pomysłu elektronicznego kalendarza.

Utworzyłem nowy kalendarz dla firmy i poprosiłem o podanie kolegów ich adresów kont Gmail, aby udostępnić go każdej zainteresowanej osobie. W firmie panuje zaufanie, więc każdy dostał przydzielony dostęp do kalendarzy kolegów z zespołu, żeby na przykład gdyby ktoś był na zwolnieniu można by było mieć dostęp do rozpraw danej osoby i w porę zadzwonić do sądu żeby dowiedzieć się o wyniku rozprawy, wiadomo terminy w takiej branży są bardzo ważne.

Kalendarz prezentuje się tak:

Widok elektronicznego kalendarza

Każda osoba(prowadzący) ma swój kolor i może sortować kalendarz aby wyświetlał tylko jej sprawy. W odróżnieniu od kalendarza papierowego w wersji elektronicznej można dodawać lokalizację sądu oraz pomocne notatki przed rozprawą a nawet jeśli jest taka potrzeba jakiś plik (np. wzór ugody).

Plusem tego rozwiązania jest także możliwość tworzenia kopii zapasowych danych oraz drukowania kalendarza z wybranego okresu w formie pdf. Korzystam z tego ze względu, że lepiej dmuchać na zimne, gdyby kalendarz Google miał jakąś awarię zawsze będziemy mieli dostęp do rozpraw.

Podgląd wyrduku kalendarza
Podgląd wyrduku kalendarza

Zrobiło mi się bardzo miło, że kalendarz moim kolegom spodobał i byli zadowoleni z tego rozwiązania. Dodatkowo wszystkim spodobała się możliwość korzystania z kalendarza z poziomu telefonu. Teraz gdyby jakiś sąd miał bardzo duże opóźnienia istnieje możliwość zapisania rozprawy wyznaczonej nawet za 10 lat i nie ma już problemu typu “co tutaj jest napisane?” 😉

Miłego dnia życzę 🙂

 

Dodaj komentarz

1 Komentarz do "Moja propozycja usprawnienia pracy w zespole dzięki Google Calendar."

Powiadom o
avatar
Sortuj wg:   najnowszy | najstarszy | oceniany
Michał
Gość

Świętne wykorzystanie kalendarza 🙂

 
wpDiscuz